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优秀的企业管理者应学会“清单”
发布时间:2018-03-23 16:54:26 发布者:铁赢企管
从员工步入管理者,我们需要经历一个重大的跨越,从单纯的技能型工作要转变成技能加知识性工作,刚上任的管理者,往往一天忙得不可开交,感觉有很多事情要做,所以管理者要学会管理自己的时间,而管理时间就要从“清单”开始。
如果说矩阵是一种利用特定结构来扩展思维的工具,那么清单就是用穷举方法来扩展思维的工具。著名现代医学作者阿图葛文德,在他的《清单革命》中说到,人类的错误主要分为两类:一类是“无知之错”,一类是“无能之错”。“无知之错”是因为我们没有掌握正确知识而犯下的错误,“无能之错”则是因为我们掌握了正确知识,但却没有正确使用而犯下的错误。前一种错误,我们可以通过学习正确知识去避免,而后一种,则可以运用清单去避免。
清单是一种“强制思考工具”,当我们借助清单进行思考时,我们需要逐一检视清单中的每一项,并将其与标准指标进行核对。而好的清单,是经过提炼的智力框架,帮助我们的思考至少达到基本的周密。以下是我列举的一份清单优点的清单:
1.清单是知识传递的一种高效方式;
2.清单可以减少遗漏;
3.清单可以减少信息的冗余;
4.清单可以将不同质的事物罗列在一起,只要这些事物在某个方面具有一致性;
5.清单可以作为行动指南,它本身就是一个可操作性的工具;
6.清单可以规律性复用,因而可以用于培养行为习惯;
7.清单作为一种强制性的固定模式,可以使思考过程抵御情绪化或非理性因素的干扰;
8.建立清单非常简单、快速;
9.清单具有无限扩展性,可反复完善。
清单常常应用在证券投资、外科手术、航空航海和安全工程等领域,因为这些领域对思维周密性的要求最高。比如,世界顶尖投资人查理·芒格,他在对某一项目进行投资时,都会用一份清单去检查是否符合他投资标准。世界卫生组织推出手术安全清单供医生参考,而外科医生在进行手术时,也会根据清单去检查手术的完成情况。在航空领域,飞行员进行起飞前必须根据既定的检核表(checklist)进行检查。根据美国飞行专家保罗·伊尔曼编写的《飞行员航空知识手册》,飞行员在进入飞机前需在地面对飞机的外部进行检查,这个环节的检查包括15个大类81个小项,其中对机翼等的检查会多次反复。
清单不止在这些领域在发挥着不可替代的作用,也在我们的工作和生活中也发挥着不可替代的作用。比如,在一些机械作业时,不管是运行还是维护都需要用一份点检表去检查器械,以便保证其正常工作,在一些日常工作中,我们也会用到清单,比如麦当劳、肯德基他们清洁工作的点检表,也是运用了一份清单来进行检查的。当然,我们在生活中,也会用到,比如当我们去超市购物时,需要买的东西非常多时,我们就会列出一张购买清单,以便完整购物。
清单在我们工作和生活时时处处都发挥着作用,并且在很多地方都有现成的清单去帮助我们去完成思考分析,那么当我们没有现成的清单时,又该怎么去编制一张清单呢?编制清单的基本方法是先增后减,即先尽可能地穷举一切可能项,也就是在MECE原则中所说的“完全穷尽”,然后再就其必要性进行仔细严格的筛选,当然是根据目标和实际需要进行的,具体的步骤可以分为两步:
第一步的是不要带批判的眼光,宁可把清单列到冗余或者过度的程度。这个就好比我们在做头脑风暴一样,尽可能的去把头脑中闪现的念头和想法记录下来,不去管这些念头想法夸不夸张、合不合理,不去评判对与错、得与失,只要发挥想象,尽可能多地去想由此相关的念头就行了。当我们在进行清点列举时,也是如此。
其实,我们先天就有列清单的才能,只是后天种种经验和规则把我们无拘无束罗列清单的能力给束缚住了。如果我们能放下内心的包袱和顾虑,再加上做一些练习,就可能在很多事情上列出非常长的清单。
第二步是对所有选项进行筛选和合并,保留其中最有用、最有可行性或者最精华的部分。删减是必要的,它使清单更具有可行性。这就是我们在对所有项目进行归类整理了,当然这是根据我们的目标需要进行的。比如,我要做一个好习惯养成的清单,其中的内容包括:早起:5:40起床、早上朗诵30分钟、早上跑步半小时、早上看书40分钟、午休30分钟、晚上总结思考、晚间阅读40分钟、写作1个半小时
写日记20分钟、12点前睡觉。这个清单内容有点长而且乱,所以要进行合并,合并的原则则是根据自己“健康丰盈”的生活理念和内容关联来进行的,并且按照一定的时间顺序,我就可以合并为:早睡早起、跑步运动、阅读写作、总结思考,这样合并之后,自己就能懂得并制作成检查清单,以迫使自己养成这些习惯。这是我的一张习惯检查清单,只是里面的内容有稍作调整修改。
当然,清单不仅可以这样用,还可以有其他的应用方法,今后我们再进行分享。其实,应用清单可以让我们更多地去延展我们的思维,让我们不再局限于某一狭窄的领域,将我们拉向更多的可能。文\清源塘读书会蒋润
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